档案规章制度

档案规章制度【经典】

　　在日新月异的现代社会中，需要使用制度的场合越来越多，制度是一种要求大家共同遵守的规章或准则。想学习拟定制度却不知道该请教谁？以下是小编为大家整理的档案规章制度，欢迎大家分享。

档案规章制度1

　　第一章 总 则

　　第一条 为了进一步加强流动人员人事档案的管理,维护人事档案的真实性、严肃性,完善人才流动社会化服务体系,促进人才合理流动,根据《中华人民共和国档案法》、《干部档案工作条例》及有关法律、法规,制定本规定。

　　第二条 本规定所称流动人员人事档案是指:

　　1、辞职或被辞职的机关工作人员、企事业单位专业技术人员和管理人员的人事档案;

　　2、与用人单位解除劳动合同或聘用合同的专业技术人员和管理人员的人事档案;

　　3、待业的大中专毕业生的人事档案;

　　4、自费出国留学人员的人事档案;

　　5、外商投资企业、乡镇企业、区街企业、民营科技企业、私营企业等非国有企业聘用的专业技术人员和管理人员的人事档案;

　　6、外国企业常驻代表机构的中方雇员的人事档案;

　　7、其它流动人员人事档案。

　　第三条 流动人员人事档案管理遵循:“集中统一,归口管理”的原则,接受同级党委组织部门、政府人事行政部门的监督和指导。

　　第二章 流动人员人事档案管理机构

　　第四条 流动人员人事档案管理机构为县以上(含县)党委组织部门和政府人事行政部门素数的人才流动服务就(以下简称人才流动服务机构),其他任何单位不得擅自管理流动人员人事档案;严禁个人保管他人人事档案。

　　第五条 跨地区流动的人员人事档案,可由其户籍所在地的人才流动服务机构管理,也可由其现在工作单位所在地的人才流动服务机构管理。

　　第六条 尚未建立人才流动服务机构的地区,流动人员人事档案仍由原人事档案管理单位管理。

　　第七条 人才流动服务机构应认真做好流动人员人事档案的收集、管理、保管、利用、转递等管理工作,人证做好与流动人员身份认定、档案工资记载、出国(出境)政审工作,经授权做好相关的职称资格考评、合同鉴证、社会保险等社会化服务工作。

　　第三章 流动人员人事档案的转递

　　第八条 人才流动服务机构凭符合国家有关政策规定的人员流动的`有效文书,向流动人员原单位开具调档函,原单位接到调档函十五天内,将流动人员人事档案随档案转递通知单转交人才流动服务机构,转递的流动人员人事档案必须完整齐全,不得扣留材料或分批转出。人才流动服务机构经审核无误后,及时将档案转递通知单回执退回原单位。人才流动服务机构发现转来的档案材料不齐全或不清楚,应要求原单位补齐或查清楚。

　　第九条 流动人员人事档案转递,应通过机要交通或派专人送取,不得邮寄或交流动人员本人自带。对流动人员本人自带的人事档案,人才流动服务机构不得接受。

　　第十条 人才流动服务机构接管人员人事档案,须由流动人员或其现所在单位办理委托存档手续。人才流动服务机构应与流动人员或其现所在单位签定档案管理合同书,合同书须明确双方的权利、义务等内容。

　　第十一条 人才流动服务机构开具的转档手续,与机关、国有企事业单位开具的转档手续具有相同的效力。机关、国有企事业单位必须凭人才流动服务机构开具的转档手续,方可接收流动人员人事档案。

　　第四章 流动人员人事档案的收集、整理与利用

　　第十二条 人才流动服务机构应加强与流动人员及其现在工作单位的联系做好流动人员档案材料的收集工作,不断充实流动人员认识档案的内容。收集的材料必须经过认真的鉴别。需经单位盖章或本人签字的,签字盖章后方能归入档案。

　　第十三条 人才流动服务机构应按照干部档案整理工作的有关规定,认真做好流动人员档案材料的整理工作。在整理档案过程中,要防止丢失档案材料和擅自泄露档案内容,不得擅自涂改、抽取、销毁或伪造流动人员人事档案材料。

　　第十四条 人才流动服务机构应按照《干部档案工作条例》中的有关规定,建立健全流动人员人事档案查阅、借阅工作制度和注意事项。

　　(一)查阅流动人员档案应办理审批手续。查阅单位应申名查阅理由,管档单位根据规定和需要确定需提供的档案材料。

　　(二)查阅单位应派中共党员到人才流动服务机构查阅流动人员人事档案。对不符合规定条件的,人才流动服务机构可根据实际情况向查阅单位介绍被查阅人的有关情况。

　　(三)人才流动服务机构对高级专业技术人员和涉及国家秘密的流动人员人事档案要严格保管,严格查阅手续。

　　(四)任何个人不得查阅或借用本人及其直系亲属的档案。

　　(五)查阅档案必须严格遵守保密规定和阅档规定,严禁涂改、圈划、抽取、撤换档案材料,查阅者不得泄露或擅自向外公布档案内容。

　　第五章 流动人员人事档案的保管

　　第十五条 人才流动服务机构应具备流动人员人事档案的物质条件,建立坚固的防火、防潮的专用档案库房,配备铁制的档案柜;经常检查库房的防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温等设施和安全措施;档案库房、阅档室和档案人员办公室应三室分开。要不断研究和改进档案的保管方法和保护技术,逐步实现档案管理的现代化。

　　第十六条 建立健全流动人员人事档案的内部规章制度,加强流动人员人事档案工作的政策研究和理论研究,实行目标管理,不断提高流动人员人事档案管理的效率和质量。

　　第十七条 流动人员人事档案管理应由专人负责。档案管理人员必须是党性强、作风正、忠于职守、具有一定的档案管理专业知识的共产党员。

　　第六章 监督与处罚

　　第十八条 对违反本规定有下列情形的,由党委组织部门和政府人事行政部门会同有关部门进行处理:

　　1、擅自管理流动人员人事档案的单位或个人;

　　2、擅自涂改档案内容或伪造档案材料的;

　　3、擅自向外公布、泄露档案材料的;

　　4、在流动人员人事档案的收集、整理、保管、利用、转递等管理工作中,出现违反本规定行为,造成严重后果的。

档案规章制度2

　　为提高公司的档案管理水平，更有效地保护和利用档案，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《上海市城市建设档案管理暂行办法》、《上海市建设工程竣工档案编制验收及报送规定》、《上海档案条例》、《工程项目竣工后监理资料归档管理办法（暂行）》的相关规定，结合公司的实际情况，制定本规章制度。

　　第一条：档案接收制度

　　1、定期收集各项目监理部在工程施工过程中形成的具有保存价值，经过整理立卷的不同载体的文件资料；

　　2、档案室要对各项目监理部的立卷归档工作加强监督、检查和指导；

　　3、接收归档的案卷必须保证质量，应符合下列要求：

　　应归档的文件材料齐全、完整；

　　文件应按公司档案管理的要求，并结合工程实际情况合理整理、立卷；

　　归档的文件材料应按照工程建设程序以时间和专业等分类整理、立卷，案卷标题简明确切，便于保管和利用；

　　4、接收档案的时间和手续

　　工程项目竣工后一个月内，监理项目部将竣工资料整理完毕后填写档案移交清单（一式两份），写明案卷标题、案卷数量及移交时间，交所属工程部检查审核；

　　工程部审核合格后在档案移交清单上签字，同竣工资料一起交总师室档案管理人员验收。

　　总师室档案管理人员验收合格后，在档案移交清单上签字，双方各留一份，竣工资料留存公司库房。

　　第二条档案的管理制度

　　1、按照档案形成的特点，保持档案之间的连续性和完整性，使归档的档案资料能真实的反映工程建设的全过程，如实体现项目监理部的工作情况，便于查阅和检查。

　　2、对接收档案进一步系统化管理，主要是：

　　对所接收的档案进行严格检查，包括各案卷是否完整，分类是否清晰明确，组卷是否合理，编目工作是否齐全；

　　对归档的档案进行电子信息化管理，便于查询和调阅；

　　定期对归档档案进行清理，对超过10年的项目监理资料移交丹利库房保存，对超过20年的项目监理资料在征得总师室领导同意后销毁。

　　第三条档案保管制度

　　1、档案库房需保持适宜的温度，并配备灭火器。库房内严禁吸烟，消除一切火灾隐患。

　　2、对库房照明线路定期检查，发现问题及时检修，防止短路引起火灾。

　　3、档案入库前要进行检查。被虫咬蚀的档案不能入库。库房内要定期投放防虫药，并勤于检查。

　　4、档案管理人员进出库房时要关灯，锁好库房门。

　　5、档案库要经常打扫，保持清洁，严禁将有害物质带入库房。

　　6、档案资料以盒或卷为单位，按同一项目资料统一存放的要求入库。

　　7、库房柜要编制顺序号，应有档案资料存放的示意图。

　　第四条档案的统计制度

　　1、认真做好档案资料数量的.统计。以原始记录为依据，做到准确可靠。

　　2、建立健全归档资料的电子台帐，掌握档案的入库、出库、销毁等相关信息，不断提高档案的管理水平。

　　第五条档案的保密制度

　　1、档案管理人员要认真做好库房的安全保卫和保密工作，非本部门人员未经同意，不得进入库房。

　　2、档案资料一般不准外借，必要时可摘录，必须复印时须经总师室同意并登记备案。凡需复制保密档案材料须经总师室领导批准后方可复制。

　　3、如遇所借档案丢失，须及时通知总师室，并写明情况以便及时处理。

　　4、档案管理人员应维护档案完整、准确、系统、安全为准则，做到不失密、不泄密。

　　第六条档案的销毁制度

　　1、对已期满的档案材料列出档案销毁清单，经公司及总师室领导确认后进行销毁。

　　2、执行销毁时，指定专人负责，监督销毁，并且销毁记录上至少有两人以上的签名。

档案规章制度3

　　一、对形成的`案卷要编号、填写案卷目录，做为查找利用的工具。

　　二、要设有专柜存放，专人管理或兼管。

　　三、室内要搞好卫生，空气流通，又防鼠、防虫措施，做到无尘，无潮湿，无蛀虫害。

　　四、档案柜要用铁制卷柜，保证档案安全。

　　五、在管理档案的人员发生变动时，要及时清点、交接，履行交接手续。

　　六、对存放已久的档案，要经常翻阅检查，发现纸张、字迹蜕变及时补救。

档案规章制度4

　　一、严守党和国家有关保密工作规定，杜绝以各种形式泄露档案材料中有关保密的内容。

　　二、各类档案材料必须指定政治上可靠，工作责任心强的专（兼）职人员进行集中管理。

　　三、禁止携带档案材料探亲、访友和外出旅游。

　　四、经批准销毁的档案材料和不需要归档的`材料，应指定专人进行销毁，不得当废纸处理。

　　五、档案工作人员要严守工作岗位，坚持下班、外出时认真清理、存放好档案和关窗、落锁制度。

　　六、档案库房必须安装安全设施。

　　七、档案人员一旦发现档案材料有丢失情况时，要及时向有关领导和部门报告，采取措施进行查找，并追查责任。

档案规章制度5

　　一、综合档案室是本局档案信息储存、开发利用、服务交流的中心，负责全局档案管理的各项工作。

　　二、对全局的档案工作实行监督指导。

　　三、负责档案的接收、收集、整理、保管、统计、鉴定和提供利用等工作。

　　四、负责制定档案管理工作的各项制度，并负责制度的贯彻执行，同时负责对本局各组室兼职档案人员的考评工作。

　　五、负责综合档案室库房的日常管理工作，严格按照“八防”的.要求，保证档案库房的安全和卫生。

　　六、组织档案管理人员进行业务学习和业务培训，努力提高档案管理人员的业务水平。

　　七、研究制定档案管理现代化方案，努力实现全局档案管理的现代化。

　　八、完成领导交办的其他各项工作任务。

档案规章制度6

　　1.目的

　　为了规范安全生产文件档案的管理，确保文件档案的完整性、合理性、科学性，使其为今后工作开展提供参考资料和文献，特制定本制度。

　　2.适用范围

　　本制度适用于公司与安全生产有关的文件档案的管理。

　　3.职责

　　3.1.安全档案文件由公司行政管理部对安全档案的管理，并负责监督检查和考核。

　　3.2.公司行政管理部安全管理人员负责公司安全管理文件档案的收集、归档和保管。

　　4.内容

　　4.1.安全生产文件档案内容如下：

　　4.1.1.国家有关安全生产法律法规、标准规范及其他要求。

　　4.1.2.上级主管部门安全生产文件、批复文、领导指示材料及会议资料等。

　　4.1.3.公司安全生产文件、安全生产管理制度、安全操作规程、安全会议记录材料、安全学习资料、领导指示材料等。

　　4.1.4.安全生产工作计划、总结、报告等。

　　4.1.5.各种安全活动记录、安全管理台账、事故报告、安全通报等。

　　4.1.6.供应商、承包商相关材料。

　　4.1.7.安全设施检测、校验报告、记录等。

　　4.1.8.安全、职业卫生评价报告。

　　4.2.归档流程

　　4.2.1.文件资料应根据其相互联系、保存价值分类立卷，保证档案的齐全、完整，能反映安全生产主要情况，以便保管和利用。

　　4.2.2.应根据文件资料的重要性，案时间永久、长期和短期等三种进行时间整理，分类归档。

　　4.2.3.公司在每年2月底前对上年度的文件资料进行归档，统一保存。

　　4.2.4.各种文件资料按一定特征进行排列和系统化，应层次分明，编写页码，填写卷内文件资料目录。

　　4.2.5.不同价值，不同性质的文件资料应当区别管理，单独立卷。

　　4.3.档案保管

　　4.3.1.档案应入柜上架，科学排列，避免暴露和捆扎堆放。

　　4.3.2.应采取防潮、防虫措施，防止档案损坏。

　　4.4.档案借阅

　　4.4.1.文件资料档案借阅，必须借阅手续，借阅当案要注意保护，不得丢失、损坏、涂改，要如期归还，到期不能归还者，要说明情况，并办理续借手续。

　　4.4.2.借阅的`档案要注意保密，未经许可，不得随意公开、发表或转借他人;

　　4.4.3.归还档案时，由档案管理人员当面查点清楚，并在借阅登记本上注销。

　　4.5.档案保密制度

　　4.5.1.档案管理人员必须认真贯彻执行有关保密的规定，严格执行公司保密制度;

　　4.5.2.档案管理人员不得借工作之便，私自将秘密档案带出库房或给无关人员查阅;

　　4.5.3.档案管理人员不得在公共场所和私人信件中泄漏公司机密;

　　4.5.4.入库档案，应妥善保管，定期核对。外借档案，及时催还;

　　4.5.5.外单位利用档案必须凭单位介绍信，并经领导批准方可进行;

　　4.5.6.严禁向废品收购单位出卖档案文件资料，销毁档案必须严格遵守鉴定销毁制度;

　　4.5.7. 提供利用档案，要严格执行借阅制度，注意保密;

　　4.5.8.进入档案室须经档案管理人员同意，其他人员不得入内。

　　4.6.档案保存年限

　　文书档案的保管期限定为永久、定期两种。定期一般分为30年、10年。

　　4.7.档案销毁

　　对于过期并失去保存价值的文件资料，经公司行政管理部领导批准，可以定期销毁，必要时做好销毁记录。

　　5.本制度自下发之日起执行。

档案规章制度7

　　一、各撤销、合并单位要明确一位领导同志分管档案材料移交工作，加强具体领导。文书处理和档案人员要坚守岗位，认真负责地做好档案文件的清理、保管和移交工作；在未办完档案材料移交工作之前，不要变动他们的工作。

　　二、各撤销、合并单位的档案材料，必须保持齐全完整，不得分散和个人保存，不得随意销毁、处理，如工作需要，可按规定办理借阅手续。

　　对尚未办理完毕的文件材料，可移交给有关机继续办理，并作为办理机关的文件归档、保存。

　　三、各撤销、合并单位的档案材料，应分别不同情况按下列几种进行移交。

　　撤销单位的档案材料，应移交同级档案馆（室）；

　　两个或几个单位合并为一个单位的`，合并前各单位的档案材料应移交给合并后的单位；

　　一个单位的工作分别并入几个单位的，其档案材料不得分散，应移交给合给其中的一个单位代管，或移交给同极档案馆（室）；

　　凡撤销、合并单位的基建档案和设备档案，则应随同建筑物和设备，一起移交给使用单位。

　　四、移交档案材料时，案卷目录，案卷文件目录、专题目录等检索工具以及历史考证、大事记、文件汇编等有关资料都应一起移交；存放档案、资料的柜架一般也应随档案、资料一起移交。

　　交接档案材料必须严格履手续，有关人员要签字，以备查考。

　　五、除归档、移交外需要销毁的文字材料，必须造册登记，报送机关领导人审查批准后，方能销毁。销毁时必须有两人监销，并在销毁清册上签名盖章。

　　六、单位档案专（兼）职人员因工作变动，需办移交手续时，应将全部档案材料清点新的负责档案工作的专（兼）职人员。

　　交接档案材料必须严格履行手续，有关人员签字，并注明交接时间，案卷数目等。

档案规章制度8

　　一、各教学点要明确一位副校长分管档案工作，由校办公室或教导处具体负责。应建立综合档案室和建综合室档案专柜。配备政治素质好、业务能力强、热爱档案工作的专（兼）职人员，并保持相对稳定。

　　二、各校要将档案工作和档案上等级工作纳入学校工作的议事日程；纳入分管领导和档案员工作职责；纳入教职员工范围和考核奖惩制度。

　　三、学校形成的全部档案室或档案人员的主要任务：

　　1、负责本单位文书、教学、学籍、会计、科技档案材料的收集、整理、保客、统计、利用和鉴定销毁工作。

　　文书档案：是指学校党、政、工、团（队）在实际工作中形成的文件材料。

　　教学档案：是指学校及教师个人在全部教学活动中形成的文件材料。

　　学籍档案：是指学校对学生进行管理中形成的材料。

　　会计档案：是指学校财务工作中形成的帐、表、凭证等材料。

　　科技档案；是指学校的基本建设、生产、科研等方面形成的材料。

　　2、凡学校工作中形成的具有保存价值的文件材料，均由各部门进行收集、整理、立卷、归档。任何部门和个人不得擅自处理。

　　3、学校综合档案的归档时间：文书、会计档案材料每年四月份进行立卷归档；教学、学籍档案材料每学年结束后立卷归档。科技档案、基建、科研档案和设备、仪器档案材料均在工作结束后和设备、仪器安装试用后立卷归档。

　　4、学校档案分为永久、长期、短期三个保管期限。

　　5、卷内文件应齐全完整。收文应有正文、附件、办理结果；发文应有定稿、印本、附件；来往文书应有请示、批复；处分材料应有综合、旁证、个人交待和下理结果。

　　6、卷内文件排列要正文在前，附件在后；印本在前、底稿在后；批复在前，请求在后。各类案卷均要填写卷内目录。卷内文件要编写张次号。归档的

　　文件材料要字迹清楚，纸质优良、签署完备。不准用铅笔、园珠笔（DA型除外）和复写纸书写，并拆除卷内金属物。

　　7、案卷装订要整齐美观。标题一般应有作者、问题、名称，能反映卷内文件内容，政治上无误，文词上简明确切。封面要用毛笔正揩字填写，字迹工整清洁。

　　8、文件材料归档后，档案人员应本着便于保管、方便利用的`原则对案卷进行必要的加工整理、编目、登记和统记，做到排列有序，并按年代和保管期限编号。

　　六、学校档案的档案工作与安全保密。综合档案室要做到有专室、专柜、专（兼）职人员负责，切实做好防火、防盗、防虫蛀、防鼠、防潮等“五防”工作。

　　七、借阅制度。

　　1、外单位人员查阅本校档案必须持组织介绍信。

　　2、严守档案材料机密，不准随便转借档案。未经许可不得擅自摘录和复制。

　　3、爱护档案，不得拆卷、涂改、撕毁、圈点、划道、拆叠等。

　　4、经批准摘录的材料，要经档案室工作人员审查。证明性材料，必须校对无误后盖章。

　　5、外借档案必须经主管领导同意，并向档案人员办理借阅登记手续。借出时间，一般不得超过七天，超过时间另行办理手续。

　　八、档案工作人员要熟悉档案，了解需求，积极主动地做好档案的提供利用工作。档案室应根据工作需要编制人事记、组织沿革、基本情况数字汇集、专题概要及综合档案室简介等有效的检索工具和参考资料，为提供利用档案创造条件。

　　九、档案室每年“归档月”结束时，应及时将所立案卷情况、库房面积、档案设备、管理人员情况按市、县（区）教育局的要求进行统计上报。

　　十、学校档案的鉴定与销毁。学校综合档案室应按上级教育行政部门和档案管理部门关于档案鉴定的规定。

　　认真做好档案的鉴定工作。对超过保管期限，失去保存价值的档案，可提出销毁意见，并填写销毁清册，报本单位领导和上一级档案管理部门审批后方可销毁。销毁时应指定二人监销，并在销毁清册上签字，防止失密。

档案规章制度9

　　1、员工调配、任免、考察考核等工作中形成的各种登记表(如职工履历表、登记表)，任免呈报表(包括上报的考察材料)，鉴定、民主评议和组织考核形成的综合材料，离退休审批表，军队转业部门审批表等。

　　2、录用和聘用工作中形成的录用和聘用审批表，政审材料，续聘审批表，退职材料。

　　3、出国出镜人员审批表、登记表及在外表现情况的鉴定材料。

　　4、党代会、人代会、政协会议的工、青、妇等群众团体代表会以及民主党派代表会的代表登记表和委员的简历表、政绩材料。

　　5、办理工资、待遇工作中形成的审批表和解决待遇问题和审批材料。

　　6、评聘专业技术职务(职称)工作中形成的专业技术人员任职资格申报表，专业技术职务考绩材料以及聘任专业技术职务的审批表。

　　7、员工更改姓名、民族、年龄、入党入团时参加革命工作时间等过程中形成的个人申请表，组织审查报告，上级批复以及所依据的证明材料。

　　8、党团组织建设中形成的入党志愿书(1-2份系统的)和转正申请书、自传、政审材料、党员登记表、不予登记的决定、组织审批意见及所依据的材料，民主评议党员工作中形成的组织意见。民主评议党员登记表，优秀党员事迹及审批材料。认定为不合格党员被劝退或除名的主要事实依据材料和审批材料，退党材料，取消预备党员资格的组织意见;入团志愿书、申请书、团员登记表、退团材料;加入民主党派的材料。

　　9、干部审查工作中形成的调查报告、结论、上级批复、个人结论的意见、检查交待、旁证材料;甄别复查结论、调查报告、批复及有关的主要依据材料。

　　10、表彰奖励活动中形成的各种先进人物登记表、审批表、先进模范事迹。

　　11、各种处分决定、调查报告、上级批复、本人交待及旁证材料、刑事判决书。

　　12、员工的创造发明、科研成果、著作、译著和有重大影响的论文等目录。

　　13、体格检查中确诊有残疾的.体检表及工伤致残确定残废等级的材料。

　　14、办理丧事活动中形成的悼词、讣告;非正常死亡的调查报告。

　　15、高等教育、国民教育、成人教育和干部进修、培训工作中形成的学生(学员)登记表、学习成绩登记表、毕业登记表，授于学位的材料，学历证明书，学习鉴定材料。

　　16、学生学籍变动记录材料。

　　17、学生在校期间每学年的思想品德评定表。

　　18、毕业学生体检表。

　　19、其他可供组织参考有保存价值的材料。

档案规章制度10

　　1.目的：

　　为保证人事档案材料的完整性和安全性，便于档案材料的使用和管理。

　　2.制定依据：

　　档案管理标准化程序。

　　3.试用范围：

　　公司各部门。

　　4.制度内容：

　　4.1人事档案的定义：

　　是指在人事工作中形成的记录员工在公司的主要经历、学历、培训、社会关系、业务能力、工作状况以及奖惩等个人情况的文件材料;

　　4.2人事档案的类别：

　　4.2.1员工人事档案类型：基本信息档案、薪酬档案、绩效档案、培训档案、技术档案、履职档案、健康档案等七类。

　　基本信息档案：包括档案编号、姓名、性别、身份证号码、学历、住址、户籍所在地、年龄、政治面貌等。

　　薪酬档案：包括员工试用期工资、转正工资、调薪记录等。

　　绩效档案：包括转正考核记录、年度考核记录、履职考核记录等。

　　培训档案：包括年度参加内训、外训、职业资格、技术培训等记录等。

　　技术档案：包括所持资格证书、技术职务评定等记录等。

　　履职档案：包括员工入职之前的履职经历、本公司内部岗位变动情况、竞职申请、聘任决定、奖励、处罚等。

　　健康档案：包括员工健康证、体检记录等。

　　4.3 人事档案的建立：

　　4.3.1电子档案建立：

　　4.3.1.1根据档案类别核定员工编码及档案编号。

　　4.3.1.2按档案编号在“人事管理信息”中录入员工个人基本信息：包括档案编号、姓名、性别、身份证号码、住址、户籍所在地、年龄、政治面貌、行业年限、健康证期限、所持资格证等信息。员工考核、竞职、奖励(获得奖金和荣誉证书)、处罚(书面严重警告、无薪停职检查、开除)，由劳动关系管理员根据相应文件录入“人事管理信息”，并存入员工个人档案袋中。

　　4.3.1.3电子档案的动态管理：

　　4.3.1.3.1员工电子档案是关于员工全面信息存储、跟踪的重要工具。

　　4.3.1.3.2员工入司时，在录入员工电子档案的同时，必须对员工照片进行扫描记入个人电子档案。

　　4.3.1.3.3员工入职时，必须详细录入员工入司前经核实的从业经历和有关个人职业发展的.重要信息，如取得的主要工作经验、成果和业绩等;

　　4.3.1.3.4员工的培训经历是关系员工职业发展的主要依据，员工入司时，必须详细记录员工的职业培训经历和获得的培训证书和取得的培训成果。员工在公司工作期间的培训经历必须及时记入电子档案，以便查询。

　　4.3.1.3.5有关员工信息的变更，必须当月在员工个人电子档案中进行登记更新。每月末，对档案进行备份。以确保电子档案的安全管理。

　　4.3.1.4员工合同信息由劳动关系组按批次提供合同签订汇总表和合同原件，劳动关系管理员根据合同签订汇总表核对合同，确认无误后在合同签订汇总表上签字，劳动关系管理员根据合同在“人事管理系统”中更改员工合同信息，更改完毕后将合同放入员工档案中存档。

　　4.3.2 纸介质档案建立：

　　录入系统后的员工档案按七类档案分类统一装入“档案袋”中,在“档案袋”清单上填写档案资料名细，档案袋上写明员工姓名、性别及档案编号。按档案类别顺序存放在相应的档案柜中。(当月入职的员工资料应在当月完成档案录入及存放工作)。

　　4.4人事档案的管理：

　　4.4.1人力资源部对收集的人事档案材料按规定进行整理，并按在职人员档案、离职人员档案进行分类、编号、排架。

　　4.4.2对人事档案应建立登记和统计制度，建立各类档案名册。严格执行保密制度，确保档案的绝对安全和准确无误。

　　4.4.3根据安全保密，便于查找的原则，人事档案应严密科学地保管。库房内应保持清洁，整齐和适宜的温湿度。

　　4.4.4对人事档案的接收、传递必须严格手续，有案可查。查借阅人事档案应严格按借阅程序办理。

　　4.4.5人事档案调动：

　　4.4.5.1调动：员工因工作需要调动时应按规定填写“调动申请表”(跨部门调动和部门内部调动)。劳动关系管理员接到已审批完毕的调动申请表后，在“人事信息管理”中录入调动信息并将其信息调入相应的部门或分公司，打印新岗位工作牌，调动申请表于每月中旬或月底统一存入员工个人档案袋中。

　　4.4.5.2任免：员工因工作需要被任免后，根据公司的任免文件，在“人事信息管理”中录入任免信息，并将任免文件复印件存入员工个人档案袋中。

　　4.4.5.3离职：员工办理完毕离职手续后，将其相关证件的原件退还离职员工本人，并将其档案归入离职人员档案。

　　4.4.5.4信息变更：员工个人相关信息发生变更时(如：个人基本信息、身份证更换、资格证的补充等)，该员工应在变更之日起一个月内将信息或相关证件的复印件提交至人力资源部劳动关系管理员处备案。劳动关系管理员应根据员工提交的资料在“人事信息”中及时更新，并将相关证件复印件于每月15日、30日进行存档整理。

　　4.5人事档案的使用：

　　4.5.1档案的查询、借阅：

　　4.5.1.1副经理级以下员工原则上只能查询/借阅个人档案;

　　4.5.1.2副经理(含)以上人员可直接查询/借阅所管部门员工档案，跨部门查询/借阅员工档案需附有分管总监审批的签呈经人力资源部经理批准后方可查询/借阅。(附件一)。

　　4.5.1.3档案中的个人资料只用于公司办理相关事务，原则上人力资源部人事劳动关系管理员不对个人提供档案办理其它事务(如照片、身份证复印件、学历证复印件等)。

　　4.5.1.4以上查询/借阅需在“档案查询/借阅登记本”上做登记，查询/借阅档案者不得私自复印员工档案，工作原因需复印的须经人力资源部经理批准后由劳动关系管理员操作复印。借阅档案者应在规定借阅期按时归还完整的档案，逾期者按每天5元进行处罚;如将借出的档案丢失者，视情况将给予xxX处罚。

　　4.5.1.5档案管理人员、借阅人应严守档案机密，不得擅自泄漏或传播员工个人资料信息，经发现，对档案管理人员、借阅人给予xx处罚，并对其部门负责人给予xx处罚。

　　4.6本制度由公司职工代表大会审议通过后以公司名义发布执行

　　4.7本制度由公司人力资源部负责解释。

　　4.8附件：附件一：档案查询记录

档案规章制度11

　　一、保密制度

　　 （1）严格遵守《保密守则》，做到不该知道的事，不打听；不该说的机密，绝对不说；不该看的材料，坚决不看。

　　（2）严格执行借阅制度，不任意扩大借阅范围，安排专用的阅览室借阅，对需要出据档案证明的，要认真核对摘抄内容。

　　（3）不得在档案阅览室，整理室接待亲友。

　　（4）整理档案应在档案馆（室）内进行，档案人员一得将档案带出档案馆，以防失密或丢失。

　　（5）发现档案丢失，损坏时要及时报告。

　　二、查阅、借阅档案制度

　　（1）查阅秘密档案，须经本级主管档案工作的'领导批准。

　　（2）查阅党委机要档案资料，须经本级党委负责人或党委办公室主任批准。

　　（3）查阅绝密科技档案，须经主管总工程师批准。

　　（4）查阅非机密档案资料，凭县级介绍信，可直接查阅。

　　（5）本校教职工查阅本部门移交的档案，可直接到阅览室查阅。

　　（6）室藏档案资料一般不外借，特殊情况需要借出时须参照本规定1，2，3条办理借出手续，借出非机密性档案材料，由档案馆（室）负责人批准，借出的档案，限七天内归还。

　　（7）经批准查阅的档案，需要摘录的，应经档案馆理人员同意，并经核对无误后，方可出据证明。

　　（8）阅览室内禁止吸烟，不要大声喧哗，不准靠近阅档桌喝水。

　　（9）利用档案资料要注意保守机密，不得传播档案内容；要保证案卷的完整与安全，严禁拆卷、折叠、剪裁和涂改；要保证案卷清洁，不得弄脏，划道。（10）查档介绍信要注明查档人姓名、职务、政治面貌及所查内容。

　　三、档案库房管理制度

　　（1）库房内的档案柜要同意编号，入库的档案要按大类有系统地上架排列，做到存放有序，查找有据，实行科学管理。

　　（2）要爱护档案，在整理、搬移、上架和提供利用过程中，要轻拿轻放，保持档案整洁，发现破损时，要即使修补。

　　（3）要认真落实防火、防盗、防尘、防潮、防强光、防虫、防鼠等“七防”措施，严格控制库内的温度，保持库内清洁，每月全面清扫一次。

　　（4）档案库要实行专人管理，无关人员未经许可不得进入库房。

　　（5）库房工作人员要熟悉与档案库有关的供水、供电、供热系统情况，并经常检查是否完好，离开库房时要注意关闭落锁，关闭电源。

　　（6）认真办理档案入库和查阅，借阅党纪手续、案卷借出时要以代卷卡补位，案卷归还后，要及时放回原处，每两年全面检查馆藏档案情况，档案管理人员调动时，必须办理档案交接手续。

档案规章制度12

　　第一章拟建立的规章制度

　　一、拟建立的公众管理制度包括业主临时公约、业主委员会章程、客户服务指南或住户手册、精神文明公约、住宅公共设施设备维修基金管理办法、治安管理须知、车辆进出停放管理须知、消防管理须知、环境卫生管理须知、招牌广告及公共场地、墙壁、屋面管理须知、营业场所管理须知、文娱场所管理须知、装饰装修管理须知等。

　　根据招标书要求提供的《业主临时公约》附文如下,其他详细内容此处略。

　　注:《凤凰城业主临时公约》建议稿附后。

　　二、拟建立的内部管理制度包括人事管理制度、福利管理制度、考勤管理制度、财务管理制度、预算管理制度、奖惩管理制度、投诉管理制度、文件管理制度、员工基本规范、通讯设备管理制度、管理体系及重大事项决策管理制度、培训管理制度。

　　详细内容此处略。

　　三、拟建立的质量手册及程序文件包括质量手册、文件控制程序文件、质量记录程序文件、管理评审程序文件、人力资源程序文件、合同评审程序文件、物业接管程序文件、服务设计开发程序文件、采购程序文件、入住管理程序文件、内部审核程序文件、不合格程序文件、数据分析程序文件、纠正防措施程序文件等。

　　详细内容此处略。

　　四、拟建立的工作手册包括各级岗位职责工作手册、社区文化工作手册、公共场地工作手册、营业文娱场所工作手册、房屋整改工作手册、空房管理工作手册、住户入住工作手册、装修管理工作手册、投诉的接待和处理工作手册、住户意见的征求、评议以及服务的定期回访工作手册、住户档案管理工作手册、便民服务实施工作手册、费用的统计、收取和追收欠款工作手册、环卫工作手册、绿化工作手册、报修工作手册、供配电设施设备工作手册、给排水设施设备工作手册、电梯设施设备工作手册、库房工作手册、突发事件或异常情况处理工作手册、勤务工作手册、安全工作手册、门卫工作手册、巡逻工作手册、争创物业优秀规划等。

　　详细内容此处略。

　　五、拟建立的质量记录文件因数量达几百份,此处省略

　　第二章档案的建立与管理

　　一、物业档案建立的内容档案建立的内容包括:业主入伙资料;

　　客户家庭资料;

　　客户联系电话:包括:正常情况下的联系电话和紧急情况下的联系电话,如家庭电话、单位电话、手机、呼机、E-mail地址等;

　　客户室内装修管理资料包括:装修申请表、装修过程情况记录、管线变动情况等;

　　客户日常维修资料包括:维修、维修回访等记录情况;

　　客户反馈资料包括:服务质量回访记录、客户投诉及处理记录、客户意见征询、统计记录等。

　　二、物业档案管理的具体措施客户档案资料是在客户入伙以后逐步建立起来的,其内容包括客户的姓名、家庭情况、工作单位、联系方法、管理费收缴情况、室内装修管理资料及物业独用部分使用及保养维修情况等。

　　1、客户档案的收集设立档案室,建立相应规章制度,对客户档案进行严格管理。

　　资料收集坚持内容丰富的原则。

　　在实际工作中从需要出发,扩大资料来源,从时间上讲是在业主入伙时开始收集归档,实行客户一户一档。

　　2、客户权籍资料管理从客户入伙开始,应着手权籍资料的收集工作,权籍资料的.收集、整理、归档,应做到条理清晰、完整齐全,便于查阅。

　　管理和使用好权籍资料,动态反映客户权籍状况,为客户需求提供服务。

　　3、客户档案的整理各个业务范围上收集到的信息资料,统一交档案员集中整理,整理的重点根据资料内容、来源进行分类,做到条理清晰、便于查阅。

　　4、客户档案的归档凤凰城小区管理处的业务接待将收集到的客户资料每月五日前提交档案中心。

　　物业档案中心员按照物业管理自身的内在规律和联系,将资料分类有序地保存,并输入计算机存档,运用计算机的先进手段进行档案资料的管理。

　　5、档案的利用为客户服务工作及时提供档案资料,直接或间接地为客户管理服务,从而有效地提高服务质量和服务水平。

　　6、客户档案的管理客户档案的使用有严格的规定,借阅必须由具备规定条件的人员经登记后方可借出,归还时须由专人进行检查,如有破损,立即修复,严重时追究有关人员的责任。

　　客户档案存放时要做好防火、防潮、防蛀工作,计算机使用时应防止电脑病毒侵入。

档案规章制度13

　　一、认真学习贯彻《档案法》，热爱本职工作，忠于职守，不断提高政治素质和业务水平。

　　二、负责本单位各部门档案业务指导及监督。

　　三、负责学校档案管理工作，即归档、移交、保管、借阅、销毁工作，抓好一年一度各部门的立卷归档工作，把好案卷质量关。

　　四、负责建立健全本单位档案管理的各项规章制度，并认真抓好落实检查。

　　五、主动向主管领导汇报档案工作情况，定期召开档案工作会议，研究提高和改进档案工作。

　　六、积极做好档案利用，为领导决策和各处室服务。

　　七、积极开发档案信息资源。

档案规章制度14

　　第一条设立专门的档案库房或档案柜对档案进行存放、保管，并指派专人负责，做到“专人专柜”的管理。档案管理人员应严格保守档案机密，任何人不得擅自进入档案室，以保证维护档案的完整性和安全性。

　　第二条档案室配备档案柜或密集架，档案上架排列应科学合理，便于查找。在排列上架时，应按照类别和保管单位的次序，自左向右，自上而下的排列，以便于管理和查找。

　　第三条对照片、光盘、U盘等特殊载体的档案须配置密封盒和专门的案卷盒，按编号盒存放在防磁柜。

　　第四条档案室要做好防火、防盗、防光、防高温、防潮、防有害气体、防尘、防虫等“八防”工作。

　　第五条档案室在接收同级别人事档案托管机构或企业移交的档案后，应对移交档案进行严格检查，确保后续托管业务能顺利开展。

　　第六条确定接收的移交档案要办理托管协议，做好编目工作，并及时入库并及时完成档案汇总统计、登记电子档工作。

　　第七条各类外借档案必须严格执行档案借阅制度，在归还时要核对是否有遗漏或损害，及时放回原处。

　　第八条定期对库房档案进行清理、核对工作，做到帐物相符。对破损、载体变质的档案要及时进行修补或复制。

　　一、档案科所有工作人员都有保护档案义务，档案属于涉及托管人员隐私，未经许可不得外借、外传。

　　二、各类档案的借（查）阅，必须填写《档案借（查）阅申请单》

　　三、个人档案一律须托管人员本人、或委托书指定的委托人，经过相关审批流程后方可借阅。

　　四、外单位来人借（查）本托管人档案，需持单位《档案借（查）阅申请单》并经科长签字批准，方可查阅。

　　五、阅档必须在档案室，不得携带外出，以确保档案的安全性。借出档案材料的时间不得超过一周，必要时可以续借。过期由档案管理员催还。需要长期借出的，须经分管领导批准。

　　六、外借的档案借阅者必须妥善保管，借阅的档案只限本人使用，未经许可不得擅自转借、拆开、调换、污损文件或在文件上圈点、划字等，要保持档案的整洁、完整。

　　七、外借档案一旦发生遗失、损坏、销毁等，应立即知会办公室进行处置。

　　第五条归档范围：

　　1、公司的规划、年度计划、统计资料、科学技术、财务审计、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决定、委任书、协议、合同、项目方案等具有参考价值的文件材料。

　　2、本公司的请示与上级机关的批复以及对外的正式发文与有关单位来往的文书。

　　3、本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。

　　第六条档案的借阅与索取：

　　1、借阅档案要认真填写《借阅档案登记薄》。

　　2、借阅档案必须爱护，保持整洁，严禁涂改，注意安全和保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失，如确属工作需要摘录和复制，凡属密级档案，必须由总经理批准方可摘录和复制，一般内部档原因总经理办公室主任批准方可摘录和复制。

　　3、归还档案时，档案管理人员要严格检查，如发现遗失、污损、或随意涂改情况的，要追究借阅者责任，并及时报告公司主管领导。

　　第六条档案的`销毁：

　　1、任何组织或个人非经允许无权随意销毁公司档案材料。

　　2、若按规定需要销毁时，必须编制《档案销毁清册》，属密级档案须经总经理批准后方可销毁，一般内部档案，须经公司办公室主任批准核对清楚后方可销毁。

　　3、经批准销毁的公司档案。档案人员要认真填写、编制销毁清单，由专人监督销毁。

　　一、设备档案的归档范围

　　(一)设备仪器依据性文件材料。

　　(二)设备仪器随机文件室材料。

　　(三)设备仪器运行、维护文件材料。

　　二、设备档案的立卷归档要求

　　凡重要设备须归档的文件材料，在设备进单位时，应严格遵守设备开箱验收制度，验收时，须由档案室人员、设备使用部门双方到场验收并填写设备开箱验收记录，以保证设备档案的完整、齐全。验收完毕交档案室保管。

　　三、设备档案的归档时间

　　设备档案的归档时间是随时归档。

　　四、设备档案的立卷要求

　　1、设备档案文件材料要收集齐全，系统整理，书写材料优良，字迹工整、图样清晰、签署完备，有利于长远保存。

　　2、案卷装订应在组卷、卷内文件排列和编目的基础上进行。

　　3、案卷内不同尺寸的科技文件材料要折叠成统一幅面，一般以A4图幅为标准。

　　4、长远保存的案卷装订必须取掉金属物。

　　5、案卷不装订时，其科技文件材料要按照卷内目录的编排次序排列有序。

　　6、案卷要整齐美观。

　　五、设备档案的借阅和保管

　　1、设备档案应及时归入档案室专柜存放。各部门需要查阅时，可按规定向档案室借阅，若要复印或常借等，必须经分管领导同意，方可实施，任何科室和个人不得将其原始材料占为已有。

　　2、安监局档案室负责设备档案的监督、指导和检查。

档案规章制度

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